Apotheken-Automaten –
Auswahl, Aufbau und neue Abläufe

Die Installation eines Kommissionierautomaten in einer Apotheke erfordert konsequentes Projektmanagement, kreative Ideen zur Platznutzung und komplett neue Prozesse  - die Hersteller-unabhängige Beratung von Henke-SCM setzt genau da an.

Juni 2016 | Der Gesundheitsmarkt ist ständig in Bewegung und stark reguliert. Daher suchen Apotheken nach Möglichkeiten Ihre Abläufe effizienter zu gestalten. Apotheken-Automaten, Lager-Roboter bzw. Kommissionierautomaten bieten hier eine spannende Möglichkeit – wenn man das Projekt richtig angeht. Henke-SCM unterstütze eine eine Apotheke mit dem entsprechenden Know-How und einer Beratung und Projektbegleitung unabhängig von einem Hersteller.

Apotheke Automat Henke

Für eine Apotheke in der Oberpfalz sollte geprüft werden, ob sich eine Anschaffung eines Automaten lohnt, welche Anbieter es gibt und wie die Umsetzung in den beengten Apothekenräumen aussehen könnte. Dafür wurde zuerst die Ist-Situation aufgenommen und die Erwartungen an die neue Technik geklärt. Eine Analyse der Warenwirtschaft ergab die aktuell notwendige Kapazität bezogen auf die automatenfähigen Artikel. Ebenfalls wichtig war es, Grenzen für die Umsetzung des Projektes zu definieren (Verwendung der vorhandenen Räumlichkeiten und Warenwirtschaft, Installation in HV-Nähe, etc.).

Mit diesem groben Konzept wurden die Automaten-Anbieter kontaktiert. In diesem Fall wurde mit drei Anbietern ein Besichtigungstermin vereinbart und Angebote eingeholt: KLS - Pharma Robotics, Gollmann und ROWA. Mit allen drei Anbietern lagen Erfahrungen im Kollegenkreis der Apothekerin vor. Mit allen dreien wurde die Umsetzungsmöglichkeit erarbeitet. Ergebnis: Es gab am Markt keine Lösung, die in allen Anforderungen den anderen Überlegen war. Man musste also Kompromisse eingehen.

Die Auswahl fiel letztendlich auf ein System der Firma KLS, da es die vorhandenen, schmalen und verwinkelten Räume am besten nutzen konnte. Außerdem bot es eine automatische Einlagerung und eine gute Integration in die bestehende Warenwirtschaft. Die Spezifikation der Anlage wurde in einem Vertrag festgehalten und der Auftrag im Juni 2015 vergeben. Ziel war es,die Anlage vor dem Weihnachtsgeschäft in Betrieb zu nehmen.

Es war von Projektbeginn an klar, dass nur ein konsequentes Projektmanagement den knappen Zeitplan ermöglichen würde. Die Kapazitäten des Herstellers waren knapper als vor der Vergabe besprochen – ein typischer Fall von „Vertrieblicher Wahrheit“. Außerdem war die Koordination der Handwerker für die Vorarbeiten bis zur Installation eine Herausforderung, da der Betrieb der Apotheke zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein musste. Neben einigen Nachtschichten war das nur durch lokale Unternehmen möglich, die in jeder Bauphase ihr Möglichstes zum Projekterfolg beitrugen.

Problematisch war auch die Überwachung des Konstruktionsprozesses. Da der Kunde am Ende eine Zeichnung der Anlage freigeben muss, geht ein gewisses Risiko auf den Kunden / Apotheker über. Dafür musste jede Phase des Aufmaßes und der Konstruktion eng begleitet werden. Ein unabhängiges Nachmessen, Nachfragen und Hinterfragen konnte bereits in dieser frühen Phase einige gravierende Mängel aufdecken und abstellen. Ohne das konsequente Projektmanagement wären später einige böse Überraschungen aufgetreten.

Neben der eigentlichen Anlage müssen für den Einbau eines Automaten zudem von Anfang an die neuen Prozesse und Aufgaben überdacht werden. Dafür wurden auch die Mitarbeiter frühzeitig in die Planung einbezogen. Nachfragen oder Unsicherheiten wurden aufgenommen und – soweit möglich – mit dem Hersteller geklärt. Andere Themen für die Nachbearbeitung dokumentiert.

Drittes Standbein eines erfolgreichen Projektes – neben der Anlage selbst und den Mitarbeitern – ist das Zusammenspiel mit der Warenwirtschaft. Die betreffende Apotheke nutzt PROKAS der Awinta GmbH. Unabhängig vom System muss geprüft werden, wie die täglichen Aufgaben der PKAs (Einlagerung / Lagerwirtschaft / Verfallskontrolle etc.) und des HV-Personals (Auslagern / Rücklagern / Bestandsabfrage / etc) konkret im System erledigt werden. In diesem Projekt war es dafür sehr hilfreich auf die Erfahrung eines Apotheken-Kollegen mit der gleichen Automaten / Wawi- Kombination zurück zu greifen. Das gab allen Projektbeteiligten zusätzliche Sicherheit.

Sie planen ebenfalls den Einbau eines Kommissionierautomaten in Ihrer Apotheke? Dann kontaktieren Sie uns und wir begleiten Ihr Projekt von Anfang bis Abnahme! Hier unser Kontaktformular, telefonisch unter 09941-4014507 oder mailen Sie an kontakt@henke-scm.de.